由于電腦在企業(yè)的普及應(yīng)用，倉儲(chǔ)管理軟件應(yīng)用而生。企業(yè)開始建立電子帳：

 

　　（一）電子做賬準(zhǔn)備工作

 

　　1、企業(yè)必須有一套規(guī)范、完整、正常使用的手工帳。

 

　　您的物流運(yùn)作正常嗎？有什么問題未解決？建電子帳想解決什么問題？

 

　　我們必須明確一個(gè)觀點(diǎn)：企業(yè)管理是基礎(chǔ)。在沒有理順內(nèi)部管理?xiàng)l件下，請(qǐng)不要急于建電子帳，電子帳不能代替管理。

 

　　2、組建一個(gè)由各專業(yè)專家參與的管理小組進(jìn)行應(yīng)用調(diào)研。

 

　　企業(yè)物流是否改用電子帳？應(yīng)用中可能會(huì)出現(xiàn)哪些問題？需要企業(yè)各專業(yè)參與討論。組建一個(gè)專家小組是電子帳成敗的關(guān)鍵。前期分批到不同的應(yīng)用企業(yè)進(jìn)行實(shí)際考察，了解使用情況：了解各種軟件不同的用途；了解各企業(yè)管理流程的差別；了解物流編碼方法和原理；針對(duì)專業(yè)提出本企業(yè)內(nèi)應(yīng)用要求。

 

　　3、編制完整的編碼手冊(cè)，進(jìn)行相應(yīng)的應(yīng)用培訓(xùn)。

 

　　通過調(diào)研，找到比較適合企業(yè)使用的軟件。將專家組改組成物料編碼小組。有編碼小組編制較為完善的編碼手冊(cè)。經(jīng)過試編修訂后，正式對(duì)企業(yè)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。

 

　　二、電子做賬實(shí)施工作

 

　　1、將現(xiàn)有物料分專業(yè)編碼，并對(duì)照編碼手冊(cè)審核修改。本著編碼人就是使用人原則，各單位自行編寫。

 

　　2、錄入軟件、開建套帳試運(yùn)行。

 

　　試運(yùn)行應(yīng)盡量時(shí)間長一些，前期可能工作量很重，但試用期可以發(fā)現(xiàn)和修改更多問題。建議應(yīng)不少于6個(gè)月。在此期間，手工帳與電子帳并列運(yùn)行。

 

　　4、補(bǔ)充修訂編碼手冊(cè)，重新審訂修改錯(cuò)誤編碼。

 

　　在正式使用前，必須堅(jiān)持根據(jù)應(yīng)用情況進(jìn)行一次全面修訂，主要解決因理解不同造成的多碼重碼和錄入差錯(cuò)。

 

　　三、倉庫電腦賬的運(yùn)行與維護(hù)

 

　　1、電子帳正式啟用后，可精簡(jiǎn)專家編碼組，成立運(yùn)行維護(hù)小組負(fù)責(zé)日常維護(hù)工作。

 

　　有些企業(yè)啟用電子帳后，就解散了編碼小組，只留幾個(gè)編碼員，結(jié)果，電子帳很快就會(huì)出現(xiàn)問題，這是電子帳失敗的重要原因之一。

 

　　新物料不斷出現(xiàn)，各種特殊情況接踵而至，沒有了專家組的管理，基本上等于前功盡棄！

 

　　建議：由財(cái)務(wù)主管，供應(yīng)、工程、設(shè)備、技術(shù)、生產(chǎn)、后勤、銷售、生產(chǎn)、儀電、機(jī)械、計(jì)量、工藝、制氧、土建等各方面參加的小組進(jìn)行分工管理，當(dāng)然，可以是兼職的。

 

　　2、月中盤點(diǎn)、修正錯(cuò)誤

 

　　沒有盤點(diǎn)、賬目何以準(zhǔn)確？不能修正，等于慢性自殺！

 

　　3、維護(hù)工作中常見錯(cuò)誤查對(duì)

 

　　第一重要的是名稱錯(cuò)誤：電子帳與手工帳最大的區(qū)別就是名稱的規(guī)范問題，如：電機(jī)、電動(dòng)機(jī)、三相電動(dòng)機(jī)、振動(dòng)電子、水泵電機(jī)、y系列電機(jī)等，其實(shí)只能一個(gè)名稱。我不認(rèn)為產(chǎn)品本身名稱是最好的，應(yīng)該結(jié)合本企業(yè)情況，制定多數(shù)人認(rèn)可的名稱為規(guī)范名稱。

 

　　第二個(gè)易出現(xiàn)差錯(cuò)的是物品編碼：主要原因是物料分類不清造成的，這就要查對(duì)編碼手冊(cè)，進(jìn)行修改規(guī)范了。

 

　　第三個(gè)易出現(xiàn)差錯(cuò)的是發(fā)錯(cuò)物品，造成庫存不準(zhǔn)：盤庫時(shí)發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)糾正。

 

　　最難發(fā)現(xiàn)，而差錯(cuò)百出的是錄入差錯(cuò)，如：型號(hào)錯(cuò)、型號(hào)不規(guī)范、計(jì)量單位錯(cuò)、數(shù)量錄入差錯(cuò)、金額錄入差錯(cuò)等，這些差錯(cuò)只能由專業(yè)維護(hù)人員定期查對(duì)糾正了。

 

　　四、倉庫電子帳注意事項(xiàng)

 

　　1、請(qǐng)勿分庫

 

　　電子帳運(yùn)行好壞、效率高低，我個(gè)人認(rèn)為與我們傳統(tǒng)的倉庫管理最大的區(qū)別在于分庫。

 

　　手工帳時(shí)，為管理方便，每庫一本帳；每人一本帳，非常便于考核，這就是：一庫一帳。

 

　　電子帳上的“倉”或“庫”與實(shí)際的倉庫有著質(zhì)的不同，他的“倉”、“庫”表示一個(gè)獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算單位，也就是說在一個(gè)管理單位中，如：生產(chǎn)廠、公司大庫、技改工程組等，不能按現(xiàn)實(shí)應(yīng)用的倉庫多少來分。電子帳的庫只能有一個(gè)。

 

　　2、編碼必須帶有物料使用特性。

 

　　物料編碼最重要的作用是快速、方便查找所需物品：

 

　　其一，準(zhǔn)確找到物品現(xiàn)有情況。包括：數(shù)量、存放地點(diǎn)、采購時(shí)間等。這些信息軟件應(yīng)用就可以完成；

 

　　其二，在企業(yè)所有物料中查找使用情況相近的可代用或可替換物品。

 

　　沒有物品個(gè)體特性是造成一物多碼的根源，故前期編碼手冊(cè)的編制應(yīng)重點(diǎn)考慮，只用流水號(hào)貽害無窮。